Je suis heureuse d’annoncer que les travaux d’harmonisation des systèmes de mission du Tribunal administratif du travail sont terminés. À compter du 13 octobre 2020, les dossiers de toutes les divisions seront traités par un système informatique unique. Implanté à la Division de la santé et de la sécurité du travail depuis plusieurs années, le Système intégré de services des tribunaux administratifs (SISTA) a été adapté pour toutes les divisions du Tribunal et deviendra sous peu SISTA-TAT.

Services en ligne

Une première étape a été franchie le 23 juillet 2020 alors que le Tribunal annonçait aux parties et aux représentants qui font affaire avec les divisions des relations du travail, des services essentiels, et de la construction et de la qualification professionnelle, qu’ils pouvaient dorénavant déposer en ligne les plaintes, les demandes d’ordonnance, les demandes en matière d’accréditation, les avis de grève et les contestations d’une décision rendue par un organisme.

L’envoi de la correspondance du Tribunal, le changement d’adresse et la consultation de l’horaire des audiences et du plumitif (historique des dossiers) s’ajouteront à la liste des services en ligne disponibles pour toutes les divisions.

Nouvelle codification des dossiers

La clientèle des divisions des relations du travail, des services essentiels, et de la construction et de la qualification professionnelle devra se familiariser avec la nouvelle codification des dossiers. En effet, les numéros de dossiers qui seront attribués à compter du 13 octobre 2020 porteront la signature SISTA-TAT. Ils seront formés de chiffres répartis en trois sections :

• Première section : numéro unique du dossier;
• Deuxième section (celle du milieu) : bureau de traitement (31 pour Québec, en remplacement des lettres CQ, et 71 pour Montréal, en remplacement des lettres CM);
• Troisième section : année et mois de l’ouverture du dossier.

La combinaison de ces chiffres, par exemple 999999-31-2010, constituera le nouveau numéro de dossier qui sera inscrit sur toutes les correspondances générées par le Tribunal, incluant les décisions.

Cette nouvelle codification s’appliquera à tous les dossiers à compter du 13 octobre 2020, mais les dossiers ouverts avant cette date conserveront également l’ancienne codification. L’ancien numéro de dossier, par exemple CM-2018-XXXX, sera imprimé sur la nouvelle correspondance afin que la clientèle puisse faire le lien entre l’ancien numéro et le nouveau numéro attribué par SISTA-TAT. Les champs des différents services en ligne permettront d’inscrire l’ancien numéro TAT ou le nouveau numéro attribué par SISTA-TAT.

Les dossiers d'accréditation actuellement actifs conserveront les préfixes AM et AQ, alors que tous les dossiers d'accréditation qui s'ouvriront à compter du 13 octobre porteront le préfixe AC (accréditation). Quant aux demandes de reconnaissance, les préfixes RA (artistes), RG (responsables d’un service de garde) et RI (ressources de type familial et ressources intermédiaires) sont maintenus.

Traitement simplifié pour certains actes de procédure

Aucun nouveau numéro de dossier ne sera créé lors d'une demande de fixation d'indemnité, d'une demande de révision, d'une difficulté d'application d'une liste de services essentiels, etc. Une fois la décision sur le fond rendue sur l'acte introductif, si le Tribunal est saisi d'une telle demande, le dossier sera ouvert de nouveau et l’acte de procédure sera inscrit dans le même dossier.

Par ailleurs, le traitement des dossiers provenant de différentes divisions et ayant fait l’objet d’une ordonnance de jonction sera grandement facilité par l’implantation de SISTA-TAT, puisque les dossiers seront tous gérés par le même système informatique.

Un défi majeur relevé avec fierté… et terminé en temps de pandémie

SISTA-TAT est un changement important pour l’organisation. Tous les efforts ont été investis pour minimiser les perturbations opérationnelles durant l’intégration des nouvelles façons de travailler. Si nécessaire, des mesures seront mises de l’avant afin de nous permettre de terminer les tâches à accomplir et de nous occuper des demandes urgentes dans les délais requis.

Ce défi d’harmonisation des systèmes de mission a été réalisé essentiellement à l’interne, ce qui est une grande fierté pour le Tribunal et garantit un meilleur contrôle de l’évolution du système.

L’immense projet SISTA-TAT devait être lancé au printemps dernier, et tous les employés des greffes devaient recevoir la formation nécessaire afin de bien intégrer les nouvelles façons de faire. Or, la formation initialement prévue a été annulée en raison de la COVID-19 et a été reportée à cet automne alors que tous les employés du Tribunal sont en télétravail.

Nous avons pris la décision d’aller de l’avant malgré cet obstacle, car nous sommes persuadés que les avantages de SISTA-TAT sont de loin supérieurs aux quelques difficultés temporaires qui pourraient être causées par le contexte bien particulier de la pandémie.

Activités des greffes perturbées

Le personnel des greffes consacre ses énergies à se familiariser avec le nouveau système et à le maîtriser, ce qui perturbera l’activité régulière des greffes du 5 au 23 octobre 2020. Il pourrait ainsi y avoir du retard dans l’ouverture des recours, le traitement de la correspondance, l'envoi des décisions et les réponses aux demandes concernant le rôle.

À moins qu’il s’agisse d’une urgence, il serait préférable d’éviter de communiquer avec les greffes de Montréal et de Québec durant cette période. Au besoin, vous pouvez soumettre vos questions concernant le suivi de vos dossiers en écrivant à l’adresse de courriel tat.montreal.vprt@tat.gouv.qc.ca ou tat.quebec.vprt@tat.gouv.qc.ca, selon votre région.

Soyez assurés que nous avons déployé tous les efforts pour que la transition vers SISTA-TAT se déroule le plus harmonieusement possible, mais il se peut que vous constatiez quelques grains de sable dans l’engrenage au cours des premières semaines de son implantation. Nous nous excusons à l’avance des désagréments que vous pourriez subir et nous vous remercions de votre compréhension.
 

Finalement, veuillez prendre note que la mise en production s’effectuera durant la fin de semaine de l’Action de grâces et que nos services en ligne ne seront pas disponibles du vendredi 9 octobre 12 h (midi) au mardi 13 octobre 8 h 30.

Tout comme nous avons réussi ensemble le récent virage vers les audiences virtuelles, je suis convaincue que nous ferons de SISTA-TAT un succès et je vous remercie de votre collaboration.

La présidente du Tribunal,
Lucie Nadeau